Quy định mới về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông: hướng tới phục vụ người dân tốt hơn

Thứ ba - 24/11/2015 20:50 176 0

UBND tỉnh vừa ký Quyết định số 56/2015/QĐ-UBND ngày 13/11/2015 ban hành Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính các cấp và đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh Tây Ninh (Quyết định 56).

Công chức Xã Thạnh Tân

Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông lần này có một số điểm mới so với Quyết định số 2005/QĐ-UBND của UBND tỉnh ban hành lần đầu vào năm 2007.

Bổ sung hồ sơ không quá 1 lần

Theo quy định mới này, các cơ quan, đơn vị phải bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại một cơ quan chuyên môn. Do đó, các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong suốt quá trình giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức.

Xin lỗi người dân khi hồ sơ trễ hạn

Theo Quyết định 56, khi thời gian trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trễ so với phiếu hẹn trả kết quả và khi hồ sơ bị thiếu do lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ thì cơ quan, đơn vị phải xin lỗi cá nhân, tổ chức.

Nội dung thư xin lỗi ngắn gọn thể hiện thành ý, nhận sai sót, không đùn đẩy trách nhiệm, không biện dẫn lý do. Thư xin lỗi phải ghi rõ họ tên, chức vụ (hoặc chức danh) người gửi thư xin lỗi, nhận sai sót trong giải quyết hồ sơ của cá nhân, tổ chức (trong trường hợp hồ sơ trả trễ hẹn) hoặc có cam kết thời gian giải quyết cụ thể (nếu hồ sơ chưa xử lý xong).

Tùy tình hình, điều kiện cụ thể, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc phụ trách Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả gặp trực tiếp cá nhân, tổ chức nhận thiếu sót và xin lỗi, hoặc có thể gửi thư xin lỗi đến người dân, tổ chức. Tuy nhiên, xin lỗi phải thể hiện sự trân trọng, thiện chí.

Công khai rõ ràng các thủ tục hành chính

Để người dân, tổ chức thuận tiện theo dõi, các thủ tục hành chính phải được công khai rõ ràng, đầy đủ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, gồm các thông tin chủ yếu như: Danh mục thủ tục hành chính (kể cả danh mục thủ tục hành chính trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến từ mức độ 3 trở lên); Nội dung chính của từng thủ tục (gồm tên thủ tục, cấp thẩm quyền giải quyết, thành phần hồ sơ và số lượng mỗi loại, số bộ hồ sơ phải nộp, thời hạn giải quyết và trả kết quả, mức phí và lệ phí thực hiện thủ tục, các biểu mẫu của thủ tục).

Theo đó, từng thủ tục phải có hướng dẫn cách thức thực hiện và kèm theo một bộ hồ sơ mẫu đã được điền thông tin để cá nhân, tổ chức tham khảo.

Đối với các thủ tục hành chính trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến từ mức độ 3 trở lên phải niêm yết cả quy trình, cách thức truy cập, nộp hồ sơ điện tử, nhận kết quả giải quyết.

Công chức tiếp nhận hồ sơ phải có năng lực

Để hạn chế sai sót có thể xảy ra trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, Quyết định số 56 quy định công chức tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải có kinh nghiệm công tác ít nhất 01 năm trở lên và có năng lực, chuyên môn phù hợp; có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm và tính chuyên nghiệp cao; có tác phong, thái độ chuẩn mực, giao tiếp tốt với cá nhân, tổ chức.

Công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải có trách nhiệm hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác, đảm bảo cá nhân, tổ chức hoàn thiện hồ sơ trong một lần. Chủ động tham mưu, đề xuất sáng kiến cải tiến việc thực hiện thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, kiến nghị với cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các quy định về thủ tục hành chính không khả thi hoặc không phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.

Cũng theo quy định này, công chức làm việc tại bộ phận một cửa phải mặc đồng phục trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

Tùy theo điều kiện, tình hình tiếp nhận hồ sơ, Thủ trưởng cơ quan hành chính quyết định số lượng công chức bố trí tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho phù hợp thực tế. Đối với cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định số lượng công chức, viên chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp huyện trong tổng số biên chế hành chính được giao của địa phương.

Chủ tịch UBND cấp xã quản lý bộ phận một cửa cấp xã

Theo quy định này, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các sở, ban ngành tỉnh đặt tại Văn phòng hoặc phòng Hành chính của các sở, ban, ngành tỉnh; do Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý.

Đối với UBND cấp huyện, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đặt tại Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện; do Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện quản lý. Đối với cấp xã, đặt tại trụ sở UBND cấp xã; do Chủ tịch UBND cấp xã quản lý (trường hợp khuyết Chủ tịch UBND cấp xã thì do một Phó Chủ tịch UBND cấp xã quản lý theo sự thống nhất của UBND cấp xã đó).

Các chi cục, ban, phòng, trung tâm, đơn vị sự nghiệp và bộ phận chuyên môn trực thuộc các sở, ban ngành tỉnh có bố trí Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thì Thủ trưởng cơ quan căn cứ theo tình hình thực tế và quy định của Trung ương (nếu có) để quy định cụ thể về tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại đơn vị trực thuộc nhưng phải đảm bảo theo quy định này.

Phòng làm việc phải thông thoáng

UBND tỉnh quy định rõ, diện tích phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các sở, ban ngành tỉnh tối thiểu 40m²; của UBND cấp huyện tối thiểu 80m² và của UBND cấp xã tối thiểu 40m².

Tuy nhiên, trong trường hợp trụ sở hiện tại chưa đáp ứng yêu cầu về diện tích, cơ quan được phép dành diện tích thấp hơn quy định để bố trí Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và nơi ngồi chờ cho tổ chức, cá nhân, nhưng phải đảm bảo thông thoáng.

Đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại các ban, chi cục, trung tâm, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc các sở, ban, ngành tỉnh, UBND cấp huyện, tùy tình hình thực tế mà Thủ trưởng cơ quan hành chính các cấp quy định cụ thể, nhưng phải đảm bảo bố trí diện tích phù hợp theo quy định này.

Tiếp nhận hồ sơ qua đường bưu chính

Thông thường, cá nhân, tổ chức đến nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan, đơn vị. Quy định này đã quy định cụ thể hơn việc cá nhân, tổ chức có thể gửi hồ sơ qua đường bưu chính đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các cơ quan, đơn vị theo địa chỉ của cơ quan, đơn vị; hoặc cũng có thể nộp hồ sơ trực tuyến tại hệ thống dịch vụ công trực tuyến trên Cổng/trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị.

Tùy theo điều kiện cụ thể, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thông báo các hình thức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để cá nhân, tổ chức biết. Khi tiếp nhận hồ sơ nộp qua đường bưu chính hoặc nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định việc chuyển Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ, hướng dẫn cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức.

Ngoài các nội dung trên, Quyết định này cũng quy định chi tiết hơn về Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; Quy trình giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ công trực tuyến; trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong công tác cải cách hành chính.

Theo ông Phan Văn Sử - Giám đốc Sở Nội vụ, thời gian qua, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tuy đã đạt được một số kết quả nhất định nhưng vẫn còn một số hạn chế. Chẳng hạn, liên thông giữa các cơ quan chuyên môn cùng cấp và giữa các cơ quan hành chính các cấp còn chưa tốt, nhất là lĩnh vực đất đai, xây dựng, nhà ở, đầu tư. Đáng kể đến là một bộ phận công chức tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả còn hạn chế về năng lực, khi tiếp nhận hồ sơ cũng như giải thích cho người dân chưa rõ ràng, đầy đủ khiến người dân phải đi lại nhiều lần.

Bên cạnh đó, việc cập nhật, công khai thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa ở một số huyện, xã chưa theo quy định như: không đầy đủ, thiếu thông tin, không cập nhật kịp thời các quy định mới; nhiều nơi công khai thủ tục nhưng lại thiếu mẫu đơn, mẫu tờ khai,...Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của bộ phận một cửa ở một số nơi, nhất là cấp xã chưa đầy đủ.

Theo Lãnh đạo Sở Nội vụ, Quyết định 56 ban hành sẽ phần nào tháo gỡ những hạn chế, bất cập trong thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trong thời gian qua. Đồng thời, nó sẽ góp phần nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, hướng tới phục vụ người dân tốt hơn.

Từ năm 2007 Tây Ninh đã thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
Đến nay, Tây Ninh có 123 cơ quan hành chính nhà nước đã thực hiện cơ chế một cửa (gồm 19/19 sở, ban, ngành tỉnh; 9/9 huyện, thành phố; 95/95 xã, phường, thị trấn).

Cơ chế một cửa liên thông hiện đang thực hiện ở 2 lĩnh vực: cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh - đăng ký Mã số thuế cho doanh nghiệp (đối với cấp tỉnh); lĩnh vực đất đai (đối với cấp huyện).

Ngoài ra, có 9/9 UBND cấp huyện đã triển khai, áp dụng phần mềm một cửa điện tử tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để giải quyết TTHC cho người dân. Theo kế hoạch, trong năm 2015 sẽ tiếp tục triển khai phần mềm một cửa điện tử tại 3 Sở và 46 UBND cấp xã; trong năm 2016 sẽ triển khai tại 10 sở, ngành và các xã, phường, thị trấn còn lại.

Doãn Phượng